Aanmaken CSV-file met daarin alle bestanden voor de dossier conversie
Om de bestanden voor een dossier conversie te kunnen verwerken dient eerst inzicht verkregen te worden in alle bestanden die verwerkt moeten worden, maar dient ook bekend te zijn hoe deze verwerkt moeten worden.
Om een overzicht te krijgen van alle bestanden die verwerkt moeten worden dienen de betreffende files (en de bijbehorende mappenstructuur) van de FTP-server opgehaald te worden en op een lokale PC beschikbaar gesteld te worden. Vervolgens dient met de MooqeFileExplorer-tool een CSV-file gegenereerd te worden.
In de tool geef je vervolgens aan :
De directory waar de files en mappen staan die voor de conversie gebruikt moeten worden
Een separator karakter welke gebruikt wordt om de bestandsnaam op te knippen in verschillende delen.
Door op de knop ‘Create file’ te klikken wordt een CSV-file (MooqeFileExplorer.csv) geproduceerd die in de opgegeven directory geplaatst wordt. De CSV-file bevat de volgende informatie:
ID : uniek ID van de regel
FullFileName: volledige bestandsnaam (directory & file)
FileName: bestandsnaam (zonder extensie)
Extension: bestandsextensie
LastWriteTime: datum laatste wijziging
CreationTime: aanmaak datum
DirectoryName_1 … DirectoryName_<n>: een opsplitsing van de mappenstructuur waar het bestand staat
FilePart_1 … FilePart_<n>: een opsplitsing van de bestandsnaam o.b.v. separator karakter
Open de CSV-file in Excel en voeg minimaal de volgende kolommen toe :
BestemmingsNummer: Dit is het unieke nummer (van bijvoorbeeld een Medewerker, Verkooprelatie, etc.) waaraan het betreffende document gekoppeld moet worden
DossierItemType: Dit is het DossierItemTypeID dat gebruikt moet worden om het document in Profit te plaatsen.
Indien er andere informatie nodig is voor de conversie kunnen daar natuurlijk nog extra kolommen aan toegevoegd worden.
Vul de aangemaakte kolommen nu met de benodigde informatie. Wanneer de bestandnaam en/of mappenstructuur informatie bevat m.b.t. het bestemmingsnummer en/of de bepaling van het te gebruiken DossierItemTypeID kan er m.b.v. Excel-formules gewerkt worden om de waardes te bepalen.